É fundamental desenvolver e aprimorar atividades de controle na gestão de custos operacionais

por Afonso Peche Filho

Desde a década de oitenta com a definitiva entrada do Brasil no mercado internacional da soja, e neste século, com a entrada no competitivo mercado do algodão, vê-se necessidade de uma nova postura administrativa nas propriedades agrícolas brasileiras que contemple profundas mudanças nas atividades de gestão dos custos operacionais. Commodities são produtos comercializados com um determinante básico que é o preço oferecido no mercado, sendo assim o produtor de baixo custo é que estabelece o preço de venda em qualquer lugar do mundo.

Os lucros estão intimamente ligados com grandes volumes de produção, conseqüentemente ocorre uma acirrada concorrência gerando enorme vulnerabilidade nos sistemas de produção, ocorrendo também muitos insucessos e agricultores tradicionais saem de cena. Neste ambiente de negócios é fundamental obter o conhecimento exato dos custos dos produtos, aprimorar o controle dos custos e desenvolver uma coerente medição do desempenho.

Neste contexto os custos operacionais se tornaram mais importantes do que no passado, hoje é fundamental entender que na agricultura a escala operacional é métrica, muito diferente da escala administrativa onde a unidade é ha ou alqueire; na prática operar em um sistema de produção de grãos significa operar em milhares de metros lineares, ou seja, o custo para operar um metro produtivo é o mesmo para um metro que não produz nada, portanto ter ferramentas e saber controlar custos operacionais é questão de sobrevivência.

Podemos afirmar que na agricultura brasileira muitas empresas podem ser caracterizadas administrativamente como imaturas, pois não apresentam um comportamento maduro como o mercado atual necessita. Grande parte das empresas agrícolas desconhece seus custos, portanto não se comprometem com eles; uma outra parte das empresas se dedica a contabilizar seus custos de maneira simplista sem entender como é o desdobramento do custo operacional em um negócio que exige cautela e constante acompanhamento do ambiente de mudanças em escala regional, nacional e internacional. Estudos realizados pelo Centro de Engenharia e Automação do Instituto Agronômico mostram que a eficiência operacional de grandes produtores de grãos está na faixa de 70%, ou seja, para cada hectare plantado, somente 0.7 rentabiliza, isso quer dizer que pagamos muito para errar, e se o custo operacional não for conhecido ou controlado esse problema agrava-se induzindo o agricultor a tomar decisões erradas e muitas vezes catastróficas.

Atualmente com o desenvolvimento tecnológico temos oportunidade de utilizar sistemas de gestão de custos operacionais totalmente computadorizados desde a aquisição até o processamento dos dados de forma que podem ajudar a empresa de duas maneiras: auxiliando o controle e as tomadas de decisões. No caso do controle, as informações de custos operacionais são úteis para que a empresa possa detectar a incidência de problemas e ineficiências através da comparação com padrões estabelecidos e orçamentos, as distorções indicarão as operações problemáticas na empresa. Já na tomada de decisões, os custos podem auxiliar no processo decisório que gere a maximização dos resultados operacionais quando são diferentes entre alternativas de máquinas e métodos de utilizações.

Desenvolver e aprimorar atividades de controle na gestão de custos operacionais consiste em trabalhar num conjunto de ações manuais e computadorizadas de forma  a promover inter-relação nos processos de coletar, registrar, processar, resumir, analisar e gerenciar os dados. Os custos operacionais controlados resultam também em operações com qualidade e confiabilidade bem melhoradas.

A tecnologia digital tornou possível o registro contínuo das operações reais. As operações agrícolas podem ser monitoradas através de um sistema automático de aquisição de dados e controladas por um computador de bordo, os dados que controlam a performance operacional podem ser retidos como um registro contínuo do desempenho e tempo de utilização real. Computadores e programas tornam bem mais fácil remontar os custos operacionais, utilizando pools de custos não agregados, índices de desempenho, custo-padrão e diferentes indicadores de competitividade.

Dentro das finalidades do controle operacional de custos uma delas é essencialmente disciplinadora em termos de uso racional dos fatores de produção, e para tanto, utiliza uma combinação de um sistema de custeio por atividade, dados orçamentários de insumos e indicadores monetários.

Atualmente podemos afirmar que o custeio baseado em atividades, método ABC (Activity Based Costing), é uma das mais modernas técnicas de contabilidade para gestão de custos operacionais, pois atende a necessidade de um sistema que contempla as funções de controle e medição adequada de custos, participando como uma ferramenta para a estratégia empresarial e para o processo de melhoria contínua da empresa. As principais considerações que fundamentam o sistema ABC aplicado em operações agrícolas são: a) os custos são determinados para cada uma das etapas operacionais (centro de custos) que compõem o sistema de produção e em cada centro de custos são direcionados por atividades homogêneas. B) os custos em cada centro de custos são estritamente proporcionais às atividades. Por atividades homogêneas entende-se que os custos em cada centro devem ser direcionados por uma única atividade ou por atividades altamente correlacionadas, como é o caso da pulverização nos seus diferentes enfoques (aplicação de herbicidas, fungicidas ou inseticidas) ou da colheita (colheita, transbordo e transporte). A proporcionalidade indica que todos os custos em um centro de custos deveriam variar proporcionalmente às variações das operações agrícolas. No sistema ABC muito mais custos são classificados como variáveis e podemos relacioná-los com os resultados operacionais. No sistema ABC há bem menos “alocação” e mais “rastreabilidade” dos custos. O melhor custeio possível pode ser obtido não confiando apenas no bom senso e, sim, utilizando ferramentas que meçam a proporcionalidade entre os custos e as operações agrícolas, buscando, assim, a identificação dos melhores indicadores destas variações. Com o ABC podemos avaliar o valor que cada operação agrícola agrega para o desempenho da cultura ou do talhão. Na figura 1 é possível analisar a ordenação das atividades de gestão de utilizando o sistema de custeio ABC.

Com os recursos da automação a partir da identificação dos custos/despesas e resultados operacionais é possível estruturar uma analise evolutiva para monitoramento do desempenho de acordo com o tempo de execução ou área concluída. A analise evolutiva permite avaliar o desempenho operacional sob dois focos importantes, um deles se refere, em índices, a cada espécie individual de custo, podendo compará-lo com um orçamento ou um índice padrão, o outro foco se refere à participação relativa da espécie dentro da composição total de custos da operação. Para efeitos de uma melhor gestão das operações é interessante uma divisão de custos/despesas entre os recursos administráveis diretamente pela operação, como é o caso de custos de mão de obra, combustíveis, lubrificantes e insumos, e recursos não administráveis na operação, como é o caso de custos relativos à depreciação de máquinas, seguro, impostos entre outros.

O controle de custos operacionais permite uma ampla possibilidade de desenvolver instrumentos eficazes de gestão nas operações agrícolas como é o caso da reengenharia operacional para despesas administrativas diretas buscando mais eficiência e menos burocracia e redução nos níveis de decisão. No caso de despesas financeiras o controle de custos operacionais permite ações de para redução de estoques, giro de peças de reposição, alongamento de prazos com fornecedores, entre outras. O controle de custos operacionais permite também a gestão dos custos dito mercadológicos que podem ser traduzidos como processos de logística de transporte e abastecimento das máquinas, tecnologia para comunicação, etc... .

Com base nos recursos conceituais e técnicos podemos finalmente concluir que a empresa agrícola que nos tempos atuais não se dedicar às atividades de controle e monitoramento na gestão de custos operacionais está fadada a sair do cenário agrícola brasileiro.

Figura 1 - Estrutura da Gestão de Custos Operacionais com base no Sistema ABC